Gestión y monitoreo de las comunicaciones
¿Qué diferencia el proceso de
gestión del de monitoreo de las comunicaciones?
Gestionar las comunicaciones es el proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados. El beneficio clave de este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
El proceso de monitoreo
asegura que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus
interesados, el beneficio clave de este proceso es el flujo óptimo de
información tal como se define en el plan de comunicaciones y el plan de
involucramiento de los interesados. Este
proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proceso.
De acuerdo con los conceptos anteriores lo que diferencia el proceso de gestión del de monitoreo, es que el primero es garante de que todos los componentes que allí se relacionan se den, siendo el monitoreo una parte también de la gestión de las comunicaciones, pero éste último se asegura de la satisfacción de las necesidades de información del proyecto, de sus interesados. En ambos aspectos el proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
¿Qué entradas requieren los
procesos de gestión y monitoreo?
Entradas del proceso de
gestión:
Plan
para la gestión de los recursos
Plan
de gestión de las comunicaciones
Plan
de involucramiento de los interesados
Documentos del proyecto:
Registro de cambios
Registro de incidentes
Registro de lecciones
aprendidas
Informe de calidad
Informe de riesgos
Registro de interesados
Monitorear y controlar el trabajo
del proyecto
Informes del desempeño del
trabajo
Empresa/organización
Factores ambientales de la
empresa
Activos de los procesos de la
organización
Entradas del proceso de
monitoreo
Plan para la dirección del proyecto
Plan para la gestión de los
recursos
Plan de gestión de las
comunicaciones
Plan de involucramiento de los
interesados
Documentos del proyecto
Registro de incidentes
Registro de lecciones
aprendidas
Comunicaciones del proyecto
Factores ambientales de la
empresa
Cultura, clima político y
marco de gobernanza de la organización
Canales, herramientas y
sistemas de comunicación establecidos
Tendencias, prácticas o
hábitos globales, regionales o locales establecidos.
Activos de los procesos
Políticas y procedimientos
corporativos relativos a medios sociales, ética y seguridad;
Requisitos de la comunicación
e la organización
Guías estandarizadas para el
desarrollo, intercambio, almacenamiento y recuperación de información
Información histórica y
repositorio de lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
Datos de información de
proyectos anteriores acerca de los interesados.
¿Qué herramientas y técnicas
se requiere para gestionar y cuáles para monitorear?
Tecnología de la comunicación
Métodos de comunicación
Habilidades de comunicación
Competencia comunicativa
Realimentación
No verbal
Presentaciones
Sistema de información para la
dirección por proyectos
Presentación de informes del
proyecto
Habilidades interpersonales y de equipo
Escuchar de forma activa
Gestión de conflictos
Conciencia cultural
Gestión de reuniones
Creación de relaciones de trabajo
Conciencia política
Reuniones
Herramientas y técnicas se
requiere para monitorear la gestión de la comunicación
Juicio de expertos
Sistemas de información
Análisis de datos
Matriz de evaluación de la
participación de los interesados
Habilidades interpersonales y
de equipo
Observación /Conversación
Reuniones
.
Par la gestión de las comunicaciones
las salidas más importantes
1. Comunicaciones
del proyecto
2. Actualización
al plan para la dirección el proyecto
Plan
de gestión de las comunicaciones
Plan
de involucramiento de los interesados
3. Actualizaciones a los documentos del
proyecto
Documentos
del proyecto
Registro
de incidentes
Registro
de lecciones aprendidas
Cronograma
del proyecto
Registro
de riesgos
Registro
de interesados
4. Actualizaciones
a los activos del proceso de la organización
Para
el monitoreo de la gestión de las comunicaciones las salidas más importantes
Información
de desempeño del trabajo
Actualización
del plan para la dirección del proyecto
Plan de
gestión de las comunicaciones
Plan
de involucramiento de los interesados
Actualización
de los documentos y registros de incidentes
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