Auditoría de programas y proyectos públicos
Supervisión:
La supervisión es el
seguimiento integral que debe hacer la Entidad Estatal a la ejecución de un
contrato para asegurar que cumpla con su propósito. La supervisión del contrato
requiere revisión constante de la ejecución de las prestaciones del contrato,
sus aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos.
Interventoría:
La interventoría es el
seguimiento técnico especializado a la ejecución de un contrato a través de un
tercero independiente de la Entidad Estatal. La interventoría procede cuando el
objeto del contrato, es complejo, extenso o su seguimiento suponga conocimiento
especializado. A pesar de que la interventoría corresponde al seguimiento del
contrato, la Entidad Estatal, si lo encuentra justificado y de acuerdo con la
naturaleza del contrato principal3, puede incluir en la interventoría el
seguimiento de las obligaciones administrativas, financieras, contables y
jurídicas derivadas del mismo.
¿Cuál es la diferencia
entre interventoría y supervisión?
La diferencia es que la
interventoría es un seguimiento especializado y la supervisión no tiene el
nivel de especialización propio de la interventoría.
La supervisión y la
interventoría sobre un contrato pueden concurrir. En caso de concurrencia, la
Entidad Estatal debe fijar con claridad el alcance y las responsabilidades del
supervisor y del interventor para evitar dificultades.
¿Cuáles son las
actividades que cada uno debe cumplir (Supervisión, Interventoría)?
Actividades generales:
Conocer y entender los
términos y condiciones del contrato.
Advertir oportunamente
los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas
necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa de
planeación de identificación de Riesgos y el manejo dado a ellos en los
Documentos del Proceso.
Hacer seguimiento del
cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas previstos en el
Identificar las
necesidades de cambio o ajuste. Manejar la relación con el proveedor o
contratista.
Administrar e intentar
solucionar las controversias entre las partes.
Organizar y administrar
el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad, calidad, especificaciones
y demás atributos establecidos en los Documentos del Proceso.
Revisar si la ejecución
del contrato cumple con los términos del mismo y las necesidades de la Entidad
Estatal y actuar en consecuencia de acuerdo con lo establecido en el contrato.
Aprobar o rechazar
oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicio de acuerdo con
lo establecido en los Documentos del Proceso.
Informar a la Entidad
Estatal de posibles incumplimientos del proveedor o contratista, elaborar y
presentar los soportes correspondientes.
Solicitar los informes
necesarios y convocar a las reuniones requeridas para cumplir con su función.
Informar y denunciar a
las autoridades competentes cualquier acto u omisión que afecte la moralidad
pública con los soportes correspondientes.
Suscribir las actas
generadas durante la ejecución del contrato para documentar las reuniones,
acuerdos y controversias entre las partes, así como las actas parciales de
avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final.
b. Seguimiento administrativo
Revisar que el expediente
electrónico o físico del contrato esté completo, sea actualizado constantemente
y cumpla con la normativa aplicable.
Coordinar con el
responsable en la Entidad Estatal la revisión y aprobación de garantías, la
revisión de los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales, la
revisión de las garantías.
Preparar y entregar los informes
previstos y los que soliciten los organismos de control.
Revisar que la Entidad
Estatal cumpla con los principios de publicidad de los Procesos de Contratación
y de los Documentos del Proceso.
Verificar el cumplimiento
de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud
ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y cualquier otra norma
aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato.
c. Seguimiento técnico
Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables.
Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista
cumpla las condiciones ofrecidas de acuerdo con lo previsto en el contrato y
exigir su reemplazo en condiciones equivalentes cuando fuere necesario.
Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el
curso de acción con las partes.
Estudiar las solicitudes y requerimientos técnicos del
contratista y dar recomendaciones a la Entidad
Estatal sobre el particular.
Elaborar la documentación y el soporte necesario frente a la
necesidad de hacer efectivas las garantías del contrato.
d. Seguimiento financiero
y contable
Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato por
parte de la Entidad Estatal, incluyendo el registro
presupuestal, la planeación de los pagos previstos y la disponibilidad de caja.
Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista,
incluyendo el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del
contrato.
Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y
controlar el balance presupuestal del contrato para efecto de pagos y de
liquidación del mismo.
Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista, y
la adecuada amortización del mismo, en los términos de la ley y del contrato.
Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento
del valor o modificación del
objeto del contrato cuenten con autorización y se encuentren
justificados técnica, presupuestal y jurídicamente.
Coordinar
las instancias necesarias para adelantar los trámites para la liquidación del
contrato y entregar los documentos soporte que le correspondan para efectuarla
e. Seguimiento jurídico
El seguimiento jurídico
del contrato busca la conformidad de la ejecución del contrato con el texto del
contrato y la normativa aplicable.
¿Cuáles son las
responsabilidades y prohibiciones de cada una (Supervisión, Interventoría)?
Las Entidades Estatales,
los servidores públicos, contratistas e interventores que intervienen en la
celebración, ejecución y liquidación de los contratos son responsables por sus
actuaciones y omisiones. En consecuencia, responden civil, fiscal, penal y
disciplinariamente por las faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones.
Los contratistas que
apoyan labores de supervisión y ejercen actividades de interventoría son
considerados por la Ley como particulares que ejercen funciones públicas en lo
que tiene que ver con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos
celebrados por las Entidades Estatales.
Las personas son
responsables de reparar el daño que han causado a otro. Esta responsabilidad
trae consigo la obligación de pagar una indemnización de perjuicios a quien ha
sufrido el daño.
Los supervisores e
interventores deben responder a través de la acción de repetición o el
llamamiento en garantía16 cuando con ocasión de sus actos u omisiones hayan
causado daño17.
El interventor o
supervisor que no informe oportunamente a la Entidad Estatal del posible
incumplimiento parcial o total de obligaciones a cargo del contratista que
vigila, puede ser considerado solidariamente responsable de los perjuicios que
se ocasionen con el incumplimiento.
Para que exista
responsabilidad civil y pueda ejercerse cualquiera de las acciones antes
mencionadas, es necesario que la actuación del supervisor o interventor haya
sido dolosa o gravemente culposa.
Responsabilidad fiscal
La responsabilidad fiscal
es imputable a los servidores públicos y a los particulares, cuando en el
ejercicio de la gestión fiscal causan de forma dolosa o culposa un daño al
patrimonio del Estado19.
La responsabilidad fiscal
busca proteger los recursos públicos y garantizar la reparación de los daños
causados por el gasto público irregular20. Los administradores de recursos
públicos son responsables fiscalmente y responden con su patrimonio.
Los supervisores o interventores
pueden ser responsables fiscales cuando el incumplimiento de sus funciones de
control y vigilancia ocasiona un detrimento patrimonial para la Entidad
Estatal.
La responsabilidad fiscal
de los supervisores o interventores se presume cuando: (i) hayan sido condenados penalmente o sancionados
disciplinariamente por los mismos hechos a título de dolo y (ii) omitan el
cumplimiento de las obligaciones propias de los contratos de interventoría o de
las funciones de supervisión, de manera que no se establezca la correcta
ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de
calidad y oportunidad ofrecidas por los contratistas.
Responsabilidad penal
La responsabilidad penal
es aquella derivada de actuaciones que transgreden, sin justificación legítima,
los bienes jurídicos tutelados por el ordenamiento penal21.
En el caso particular de
los supervisores e interventores la responsabilidad penal se configura cuando
cualquiera de ellos incurre en alguna de las conductas tipificadas como delitos
contra la administración pública, es decir, peculado, concusión, cohecho,
celebración indebida de contratos, tráfico de influencias, enriquecimiento
ilícito y prevaricato22.
Dentro del proceso que se
adelante por responsabilidad penal en las condiciones descritas, también puede
hacerse exigible la responsabilidad civil o patrimonial.
Responsabilidad
disciplinaria
La responsabilidad
disciplinaria se configura cuando un servidor público o particular que ejerce
funciones públicas incurre en alguna de las faltas estipuladas en el Código
Disciplinario Único, que implique el incumplimiento de sus deberes funcionales,
la extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o la
violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y
conflicto de intereses, sin estar amparado por una causal de exclusión de
responsabilidad .
Para el caso específico
de los supervisores e interventores, la responsabilidad disciplinaria se
configura cuando:
(i)
No se exigen la calidad de los bienes y
servicios contratados acordada en el contrato vigilado o exigida por las normas técnicas
obligatorias;
(ii)
Se certifica como recibida a satisfacción
una obra que no ha sido ejecutada a
cabalidad; y
(iii)
Se
omite el deber de informar a la Entidad Estatal contratante los hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como
conductas punibles, o que puedan
poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente un
posible incumplimiento
Prohibiciones para los
supervisores e interventores
a) Modificar el contrato o tomar decisiones, celebrar acuerdos
o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto modificar el
contrato.
b) Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o
para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o
prebendas de la entidad contratante o del contratista; o gestionar
indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.
c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su
cargo.
d) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de
los derechos de los particulares en relación con el contrato.
e) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la
información del contrato.
f) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o
adiciones al contrato.
g) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones
contractuales.
h) Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos
por las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades
Referencia:
Colombia compra
eficiente. Guía para el ejercicio de las
funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las
Entidades Estatales.
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